Quase toda pequena empresa é desorganizada!
De todas as pequenas empresas que você já conheceu de perto, pense bem, quantas delas são organizadas? Vamos lá, busque em sua memória. Procure se lembrar do restaurante onde almoça, do lugar onde corta o cabelo, da academia onde você treina… Enfim, o fato é que a maioria das pequenas empresas não possuem uma organização básica de sua estrutura.
Nessas empresas, é comum você ver falhas simples, mas que nunca são resolvidas. Mais uma vez, puxe em sua memória. Lembre agora daquela empresa onde falta sabonete ou papel no banheiro, onde há infiltração na parede, onde a placa está desbotada, onde o cliente não é bem atendido.
Pois é, esse cenário não é tão distante, não é? Talvez você mesmo seja um pequeno empresário que enfrenta o desafio de manter seu negócio em ordem, pronto para receber os clientes e proporcionar-lhes uma experiência incrível.
Infelizmente o assunto “organização” não é um dos mais atraentes em qualquer roda de conversa, no meio empresarial é a mesma coisa. É muito mais gostoso falar de lucros, projeções ou de elogios dos clientes…
Mas, posso falar? Tudo isso começa na organização da empresa, meus amigos!
Uma empresa desorganizada pode até vender muito. Porém, por não estar organizada ela tende a comprometer sua margem de lucro e, com o aumento da demanda, provavelmente seus clientes irão começar a sentir a perda na qualidade do atendimento.
A percepção da experiência do cliente irá despencar, porque antes ele tinha a atenção do empresário e colaboradores, mas agora ele é apenas mais um criador de demanda para a empresa. Os colaboradores agora apenas se preocupam em atender os pedidos, diminuir a fila, entregar no prazo, resolver rápido e… “PRÓXIMO!!!”
Casos como esse representam o momento em que uma pequena empresa está tentando dar um salto para expandir. Se ela não estiver organizada, ela terá dificuldades. E a consequência será: aumento da rotatividade de clientes e funcionários. A empresa aumentará o volume de vendas, mas não conseguirá fidelizar os clientes a ponto de crescer de forma segura e madura. O empresário terá o medo de perder esta demanda e de não aproveitar a oportunidade que tem em mãos.
Tá, mas como organizo minha empresa?
“Certo, João, entendi que a minha empresa precisa se organizar. Mas como eu faço isso? Preciso de uma Marie Kondo?”
Calma, amigo, vou chegar lá.
Na Line nós ensinamos, e é assim que nossos licenciados trabalham, várias estratégias para organizar uma empresa. Utilizamos algumas ferramentas para isso e, neste artigo, eu quero focar na primeira delas. Uma que é primordial. É o seu primeiro passo para colocar a empresa em ordem. Eu estou falando de fazer um…
… adivinha?
ORGANOGRAMA!
[tcharaaaam!]
Para ficarmos todos na mesma página, vou explicar brevemente o que é um organograma: é um gráfico que representa, visualmente, a estrutura hierárquica e organizacional de uma empresa. Não ficou tão claro ainda? Bom, olha a imagem abaixo que você vai entender…
Perceba que em uma simples imagem você pode visualizar todas as atividades a serem desempenhadas na empresa, bem como todos os cargos que se fazem necessários para que ela funcione como deveria.
Além disso, é possível ter clareza sobre quem é o líder de quem. Portanto, um funcionário sabe que, sempre que possuir dúvidas ou dificuldades, deve se reportar à pessoa que ocupa um cargo posicionado no nível hierárquico acima do seu, e não com colegas ou gestores de outras áreas.
E é exatamente nesse ponto da conversa que a maioria dos pequenos empresários dizem: ah, mas eu não tenho tudo isso de funcionário! Na minha empresa sou só eu e mais alguém (sócio, marido, esposa, filho, etc.)!
Aliás, pode ser até que você já tenha contratado familiares e amigos para lhe auxiliar, afinal são pessoas de confiança e, já que é para pagar alguém, por que não alguém que gosto, não é mesmo?
No começo tende a funcionar, mas depois vocês começam a tropeçar uns nos outros, todos fazem de tudo um pouco e, você sabe, “cachorro que tem muito dono, morre de fome”. Ou seja, onde todos fazem tudo, não há um responsável direto pela execução das atividades. E, se forem familiares, então, aí é que fica mais difícil exigir o cumprimento de uma tarefa.
Pois é, nós sabemos disso. E também sabemos que hoje você gasta boa parte do seu tempo desempenhando atividades operacionais, isto é, ocupando as caixinhas da parte de baixo do organograma. Por isso, iremos esclarecer todas as suas dúvidas e lhe dar dicas práticas para montar o seu próprio organograma, da maneira correta, para você conseguir começar a colocar a casa em ordem agora mesmo!
Como criar um organograma da minha empresa?
Para criar o seu organograma, o primeiro passo é “dar um passo para trás” e sair da empresa. Procure se afastar do seu negócio por um momento, para conseguir olhar para ele como um todo, de maneira sistêmica, como se olhasse de cima para uma maquete.
Uma dica simples, mas valiosa: livre-se de qualquer distração (celular, TV, funcionários, família), pegue um papel e uma caneta e comece a imaginar como você gostaria que sua empresa fosse. É claro que você pode utilizar ferramentas digitais para isso (PPT, Word, xMind, etc.), mas recomendamos o bom e velho papel e caneta para que você experimente a sensação de organizar enquanto “coloca a mão na massa”!
Atenção, vou repetir: eu não estou dizendo para você pensar na empresa como ela é hoje, mas sim como ela deve ficar no futuro. Pense na sua empresa como uma corporação, e não como um pequeno negócio. Considere-se um acionista, um investidor!
Agora, com o papel e a caneta em mãos, pense nas atividades que você precisa ter em sua empresa para que ela funcione como você quer. Pense em cada setor e, principalmente, em cada cargo que deve compor no seu organograma.
Vou ser ainda mais claro, não pense nas pessoas, mas sim nos cargos. Não pense na personalidade dos funcionários, mas sim nas responsabilidades e competências que são necessárias para preencher determinado cargo.
Nesse momento, pode ser que você perceba que a pessoa responsável pelo “financeiro” da sua empresa não tem a competência necessária para executar de forma segura esta função. Pode ser que ela está ali apenas porque é da sua família e você confia nela.
Tudo bem, se você constatou isso, anote e observe, não precisa fazer nada por enquanto. Vamos continuar organizando a casa.
Desenhe cada caixinha do organograma no papel e escreva o nome da respectiva função (e não da pessoa que a ocupa).
Reforço: não se sinta mal ao perceber que hoje você preenche boa parte das caixinhas. Veja o lado bom: agora você terá muito mais clareza na hora de contratar alguém. Você saberá exatamente qual(is) caixinha(s) a pessoa irá ocupar. E ela também terá a certeza sobre a função que deve exercer, quem são os seus colegas de trabalho e quem é o seu gestor.
Aliás, perceba que, se a pessoa for contratada para exercer uma atividade operacional que você desempenhava, você automaticamente esvazia essa caixinha para ser ocupada pelo colaborador recém-contratado e se promove à caixinha de gestor da pessoa. Seu papel agora não é mais executar a atividade, mas sim supervisionar e facilitar a execução.
E, para que não restem dúvidas, vou dizer com todas as letras: você e-s-v-a-z-i-a essa caixinha para a pessoa ocupar. Não há a possibilidade de duas pessoas ocuparem a mesma caixinha. Se isso acontecer, você terá problemas.
É indispensável que haja apenas um responsável por cada cargo e atividade. Portanto, ao contratar, treine seu funcionário, delegue (e não “delargue”) responsabilidades e capacite-o a desempenhar suas funções tão bem como você, pois essa é a única maneira de você conseguir liberar mais tempo para você se concentrar nas questões estratégicas do seu negócio.
Inclusive, isso é tão sério que grandes empresas, por mais que tenham sócios igualitários, definem quem é o presidente ou diretor da empresa. Eles sabem que alguém tem que estar no comando, por mais que ambos conversem antes de decidir algo, a decisão final sempre deve recair sobre alguém.
E aqui vem mais um ponto de atenção: no caso de sócios ou de marido e mulher, cuidado! A escolha do presidente não pode ser por critérios banais, como: “eu que tive a ideia da empresa”, “eu sou sócio há mais tempo”, “eu sou o mais racional da relação”.
Na realidade, a melhor escolha será feita quando se considerar pura e simplesmente quem é a pessoa mais apta para assumir a função. Isso pode depender das experiências profissionais e acadêmicas de cada um e, principalmente, das habilidades para assumir o cargo mais importante da organização.
Deixe de lado o ego e escolha o melhor para todos. Tenha em mente que se a empresa tiver sucesso, todos vocês terão. Era isso que você queria quando abriu a empresa, não era?
Certo. Imagino que você entendeu a ideia. Com esses conceitos você será capaz de começar a organizar imediatamente. Para saber se você concluiu essa etapa com sucesso, responda para si mesmo:
– O meu organograma possui todas os setores e cargos necessários para a minha empresa funcionar como deveria?
Exemplo de cargos: presidência, diretores, gestores, analistas, assistentes, estagiários.
Exemplo de setores: administrativo, financeiro, marketing, comercial, produção, técnico, etc.
– Há alguma caixinha sendo ocupada por mais de uma pessoa?
Lembre-se, uma pessoa pode ocupar mais de uma caixinha, mas uma caixinha não pode ser ocupada por mais de uma pessoa.
E mesmo você possua em sua empresa pessoas que fazem a mesma coisa (por exemplo, mais de um vendedor), considere que cada um está dentro da própria caixinha, pois por mais que a função seja a mesma, cada um será cobrado pelas suas responsabilidades e resultados individualmente. Nesse caso, eles estarão como colegas de cargo, no mesmo nível hierárquico, e se reportando ao mesmo gestor.
– Os meus colaboradores estão onde eles deveriam estar?
Com o organograma em mãos, após definir o nome dos cargos de cada caixinha, você pode inserir o nome das pessoas responsáveis por cada cargo.
Feito isso, pode ser que você perceba que possui hoje em sua empresa pessoas que estão fazendo algo que elas não deveriam ou, ainda, pessoas que não estão fazendo algo que elas deveriam.
Além disso, para ter ainda mais segurança de que os colaboradores estão onde deveriam estar, o mais recomendado seria aplicar uma análise de perfil comportamental para tomar conhecimento dos pontos fortes e a desenvolver de cada um. Assim você garante que não terá um ótimo atacante, jogando como goleiro.
Compre aqui uma análise de perfil comportamental.
Organograma feito, e agora?
Você promete que realmente desenhou o organograma da sua empresa como orientamos? Se sim, parabéns!!!
Posso afirmar, sem medo de errar, que agora você já tem uma empresa mais organizada do que antes. Mas esse é apenas o primeiro passo.
Após realizar todas as análises que sugerimos, você terá que se reunir com seu pessoal e deixar claro para eles a posição que cada um ocupa dentro da organização. Dê-lhes um feedback eficaz analisando como eles atuam e como eles devem passar a atuar na empresa.
No entanto, para que tenha ainda mais sucesso nessa empreitada, eu peço que você aguarde um momento antes de fazer isso. O ideal é que, antes de ter essa conversa, você tenha por escrito as responsabilidades e atividades de cada cargo, para levar esse documento prontinho para seu colaborador e para os próximos funcionários que contratar. Assim, eles podem ler e compreender tudo que se espera deles e, se concordarem, assinar esse documento.
Desse modo, você terá mais facilidade em cobrar suas atividades e eles terão clareza do que devem fazer. O treinamento do seu pessoal será mais fácil e você estará documentando processos em sua empresa. É assim que se constrói um negócio que funciona como um sistema, que não dependa da sua presença constante e que lhe garanta bons resultados sem sacrificar sua qualidade de vida!
“Ah, João, mas como eu faço isso?”
Fique tranquilo que iremos abordar isso nos próximos artigos. Irei lhe sugerir ótimas ferramentas que já utilizamos em milhares de empresas pelo Brasil. Porém, caso precise de mais agilidade ou de um acompanhamento personalizado, sinta-se a vontade para entrar em contato com nossos licenciados. Eles saberão exatamente como utilizar essas ferramentas para organizar sua empresa!
Forte abraço!
João Lucas Cortez.
