À medida que uma pequena empresa cresce, e o número de funcionários aumenta, não é mais possível para a pessoa no comando, o proprietário da empresa, atender a todos os problemas à medida que surgem. Mas há solução: os sistemas farão isso para você!
Se na sua empresa você não tem sistemas em funcionamento, verá que está lidando com problemas de maneira provisória, demorada e frequentemente caótica.
Os mesmos problemas surgirão novamente, trazendo junto a perda de tempo e a queda de produtividade, além do estresse.
Quando os mesmos problemas precisam ser resolvidos mais de uma vez, de forma recorrente, significa que seus funcionários estão constantemente trazendo problemas para você e que seus negócios não podem funcionar sem a sua presença, e por diversos motivos mostram que são dependentes da sua orientação e incapazes de atuarem por conta própria.
Isso é estressante para você e frustrante para sua equipe!
A sistematização da sua empresa o ajudará a criar uma empresa escalável e sustentável, que opere da mesma maneira, independentemente de você estar presente ou não. Os sistemas ajudarão a tomada de decisões, a orientar processos e medir resultados, entre muitas outras coisas. Sem a sua presença!
Sistemas estão em toda parte
De maneira geral, um sistema pode ser descrito como qualquer processo que siga regras, definidas como padrões repetidos, ações pré-estabelecidas e pode incluir sistemas naturais e mecânicos.
Geralmente, não sendo regra, as pessoas criativas e mais dinâmicas costumam odiar abraçar o conceito de sistematização, porque acreditam que isso irá limitá-las ou confiná-las. Pensam que as regras irão engessá-las em suas ações.
Na realidade, o que a sistematização faz é possibilitar e estimular que a mente fique livre, pois os processos terão um roteiro e orientações precisas e definidas para serem realizados, abrindo campo para a inovação – fazer melhor algo que já está sendo feito; e você ciente que está no controle de seus negócios e aberto a fazer mais, delegando tarefas com tranquilidade.
O uso de sistemas na empresa pode ser comparado em termos dos ecossistemas encontrados na natureza, que podem ser simples ou complexos, enquanto permitem que uma comunidade ou ambiente natural floresça, um em apoio ou complemento do outro.
Em termos de prática comercial, um sistema é “um processo documentado de como deve ser feita qualquer tarefa que precise ser concluída repetidamente”.
Pensando no seu negócio, você descobrirá que já faz uso de diferentes sistemas, por exemplo, para alguma contratação, no fechamento interno de vendas ou atendimentos, sistemas para lidar com credores e devedores, compras, entregas, entre outros.
A teoria da sistematização de negócios
O uso rotineiro de sistemas na empresa, é a ideia de melhorar e maximizar os processos padrões que já existem nos seus negócios e introduzir sistemas – ou rotinas; em áreas onde atualmente não existem.
Isso implica em identificar os principais processos e procedimentos na sua empresa, anotá-los passo a passo e simplificá-los, automatizando-os para obter máxima eficiência e produtividade sempre que eles forem realizados.
Simplificando, a sistematização de negócios é a criação de manuais de operações, orientados em detalhes, para cada função ou atividade do seu negócio.
Esse processo pode ser feito a princípio manualmente, migrando para o digital, com a ajuda dos vários programas de software que rastreiam e gravam as ações, concluindo a tarefa com o relatório no seu PC, ou para quem você delegou essa tarefa.
Hoje em dia, apenas documentos ou manuais impressos simplesmente não são suficientes.
Existe a alternativa de criar uma pasta no Google Drive ou no Trello, compartilhada com o seu colaborador, permitindo que você grave vídeo ou áudio e tenha arquivos fáceis de compartilhar, com as instruções relatando as etapas de processo e de procedimentos, para o benefício de responsáveis pela atividade e para treinamento de novos colaboradores. Tudo feito apenas uma única vez!
Ao invés de usarem o seu tempo para atender algum problema ou ação que já foi descrita (e documentada), eles poderão acessar o arquivo com o registro das orientações, deixando você mais livre para coisas de maior importância – para a empresa e para a sua vida.
É importante lembrar que a sistematização é um processo contínuo (seu manual de operações) – cópia impressa ou digital; precisa ser constantemente revisado e, principalmente, quando sua empresa cresce ou os procedimentos mudam, ou mesmo mudam com o desenvolvimento das tecnologias.
Os benefícios da sistematização
O maior ganho que a criação e uso rotineiro de sistemas em seus negócios trará, é que você economizará tempo, entregando solução imediata e padrão para situações com as quais você já lidou anteriormente.
O sistema permite que outros colaboradores façam o mesmo procedimento que você faria para resolver um determinado problema e, portanto, libera seu tempo como empreendedor e torna seus funcionários mais produtivos, integrados e com o sentimento de valor, menos dependentes.
O uso dos sistemas também orienta e facilita a padronização e consistência da informação em todos os setores da empresa.
Ao fazer uso dos sistemas, você sabe que seus funcionários são capazes de executar a mesma tarefa exatamente da mesma maneira e de acordo com as melhores práticas, e da forma que você mesmo faria, com a vantagem de que esses procedimentos sendo compartilhados, eles poderão ser testados, avaliados e até melhorados, criando um novo padrão para melhores resultados futuros.
A sistematização facilita e aprimora muito o treinamento e a qualificação de novos funcionários, preservando o conhecimento institucional e dos processos, em especial no caso de saída repentina de funcionários experientes, onde exemplos disso podem ser percebidos no McDonalds, SubWay, Nestlé, 3M, entre outras que creditam seu crescimento ao uso de sistemas.
A maior eficiência e produtividade tornarão seus negócios mais rentáveis, e a implantação de sistemas aumentará muito seu valor como um ativo vendável – caso você considere vender sua empresa; o resultado final é que, com a sistematização de negócios, seu resultado será melhor em todas as áreas de atuação!
Deseja um negócio tenha um sistema que funciona de verdade e que rode sem você?
A primeira coisa a fazer é assumir o compromisso de transformar seu negócio em algo incrível. Sistematizar um negócio da maneira certa leva tempo, mas os resultados finais são “uma mudança de vida” para você e sua empresa.
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