Como está a saúde da sua empresa?
Como foi esse ano, para ela e para você como empresário? Chegamos naquela época dos questionamentos e das resoluções para o próximo ano, desejando que ele seja diferente, mas na prática, o que está sendo feito para mudar isso?
Correria, pressa, falta de tempo, tudo de uma só vez. Estamos nos aproximando de mais um final de ano, é a época de pagar o 13º salário, avaliar como foram os resultados financeiros e verificar na ponta do lápis (como diziam os “antigos”) se o saldo é positivo, empatou ou (pior) negativou…
Uma época em que finanças – e gestão financeira – estão na mente de todos os empresários. Então por isso, aproveito a oportunidade para perguntar a cada empresário, em especial para quem tem pequena ou média empresa:
-Você está DELEGANDO ou ABDICANDO as suas finanças para o seu contador?
Em outras palavras: você fica adiando conversar sério com o seu contador, esperando que ele lhe dê resultados financeiros que o ajudarão a liderar e gerenciar seu negócio? (aqui teria outra pergunta: não gosta de números?) Ou você já sabe os resultados que eles fornecerão porque você mesmo sabe ler as finanças?
A maioria dos empresários começa abdicando – e isso os coloca em uma posição arriscada. Eles trabalham muito e os detalhes financeiros são “delargados” para o contador, e eles acreditam que esse irá cuidar da parte contábil e da saúde financeira da empresa, como se fosse dele próprio… mas não é assim que funciona.
Ele irá avisar só quando soar o alarme de pânico!
Esses empresários geralmente sabem um pouco – mas não o suficiente – para serem proativos na gestão financeira de suas empresas. Eles podem ler sua demonstração de lucros e perdas, a DRE, uma ou outra planilha financeira, mas no final do ano, eles não sabem como conciliar os números e entender como chegaram aonde estão. Aqui entra a ajuda dos sistemas.
Mas há uma história por trás desses números e da atitude desses empresários, e se você deseja crescer e proteger seus negócios, precisa entender.
Como treinador de empresários e dos seus negócios, estimulo todos eles a se encarregarem de suas finanças: entender (no mínimo) o que estão vendo em seu balanço mensal (olha a DRE aí novamente) e conhecer seus principais indicadores financeiros e posição de caixa.
Até mesmo a forma que são calculados os preços de produtos ou serviços é revista, para que seja feita da forma mais correta, e às vezes, basta isso para colocar uma empresa no caminho da recuperação e da lucratividade. É a única maneira de construir o negócio com o qual sonharam. Então aqui está como fazer isso.
Comece com o básico
Admito que delegar exige mais trabalho de você, proprietário da empresa, do que abdicar. Para delegar, é preciso entender o assunto em detalhes, para saber o que deve ser controlado, lembre-se:
“O que não é medido não pode ser gerenciado e nem melhorado”, já diziam Robert Kaplan e David Norton, autores da metodologia BSC – Balanced Scorecard.
É uma grande mudança para obter ajuda financeira, para que você saiba exatamente o trabalho que está terceirizando e entenda fundamentalmente o que espera receber de seus contratados, seja dentro da empresa ou terceirizados.
Mas aqui está o lado positivo: você não precisa ser um especialista em números para se ajustar às finanças; você simplesmente precisa se educar para gerenciar proativamente orçamentos e planos de caixa – o que faz parte do seu trabalho como proprietário de uma empresa, e que instiga suas habilidades empreendedoras. Tudo pode ser aprendido.
Considere a situação financeira da sua empresa hoje. Você sabe o que te trouxe até aqui? Você sabe ler seus principais indicadores financeiros? Você criou um plano para fazer movimentos estratégicos que maximizam a lucratividade e otimizam sua posição financeira e tributária? Está preparado, com reservas para os compromissos de todo final de ano?
Se você está respondendo NÃO, é sempre a hora de estar fazendo mais para saber o investimento e o retorno de seus negócios. O melhor lugar para começar é aprendendo a entender seus dois indicadores financeiros fundamentais: a demonstração de resultados (DRE) e seu balanço patrimonial.
Aprenda a entender seu balanço
O balanço financeiro é uma fotografia da condição geral do seu negócio. Ele resume o que sua empresa controla (ativos), obrigações que deve a outros (passivos) e o patrimônio empresarial para mostrar a saúde e a vitalidade da sua empresa, as reservas de emergência em casos mais complicados.
Como treinador de empreendedores, acompanhei muitos clientes, linha por linha, número por número, nas avaliações mensais da DRE – Declaração de Resultado do Exercício e no balanço patrimonial – não porque sou uma espécie de “sócio virtual”, mas porque é o cenário de fundo das finanças do dia a dia, e refletem diretamente as ações que tratamos no treinamento de empresários e que também monitoram as transformações nos resultados.
E a verdade é que a maioria dos empresários não tem nenhum entendimento desses indicadores básicos.
Mesmo que você tenha uma boa equipe financeira com sólidos conhecimentos (e mesmo que essa “equipe” seja apenas um contador…), VOCÊ deve saber ler e entender sua DRE e o seu balanço. Se ainda não o fez, pegue suas planilhas agora, analise cada linha e pergunte-se:
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Entendo o que esse número nessa linha representa?
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Com qual atividade ou ação esse número se relaciona e como posso mudá-lo?
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Qual é a relação das minhas dívidas com o patrimônio? Dos meus ativos para com meus passivos?
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Qual é a minha situação real de caixa?
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Quais os prazos das minhas contas a receber e das contas a pagar?
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Quais despesas merecem maior atenção para serem estancadas ou negociadas?
Se você aprender a responder a essas perguntas, terá os índices e indicadores básicos necessários para ajustar suas finanças mensais, trimestrais e fechar o ano com menos preocupações.
Modele sua demonstração de lucros e perdas
Também chamada de DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS, ela mede o desempenho e a lucratividade da sua empresa comparando seus custos com as receitas durante um determinado período de tempo.
Se você não conhece os detalhes dos seus resultados, não está sozinho. Na verdade, a maioria dos nossos clientes na Line começa sem um alto nível de entendimento de como organizar esse sistema de relatórios fundamentais. (Observe que eu disse que é FUNDAMENTAL.)
Eles olham para isso ocasionalmente e podem até reconhecer quando as coisas não estão certas, mas não entendem como estruturar os números de uma maneira que os ajude a ver o que não está se alinhando. Idealmente, sua DRE deve ser segmentada para mostrar o orçamento para cada setor ou departamento, para cada fonte de receita e de despesa, sempre da forma como unidades individuais quanto em termos de como eles se encaixam na sua estratégia organizacional e estrutura operacional.
Então, pergunte-se: o seu demonstrativo de lucros e perdas…
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… Apresentam os custos fixos e os custos variáveis?
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… Apresenta seus diferentes departamentos e estratégia organizacional geral?
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… Apresenta indicadores individualizados para cada item da estrutura operacional?
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… Mostra um regime de competência ou um regime contábil de controles de caixa?
Crie sua equipe financeira
Enquanto você está aprendendo a entender seus demonstrativos financeiros, também deve formar uma equipe interna adequada para sua empresa. Seu papel (independentemente do seu nível de conhecimento financeiro) é o de DIRETOR FINANCEIRO interino. Você assume o nível estratégico de gerenciamento financeiro em sua empresa; portanto, cabe a você contratar os gerentes e técnicos necessários para realizar o trabalho detalhado e guiá-lo a tomar decisões valiosas de liderança e gerenciamento.
Uma alternativa é promover a formação técnica ou aprimoramento de algum colaborador para atuar nesse trabalho, e daí então, você poderá delegar de verdade a tarefa de registrar os números em tempo real para ele, e verá que isso será um investimento e não um custo extra em sua folha de pagamentos. Ele irá se pagar de imediato.
Decida quais funções internas você precisa preencher
Antes de ser treinador e pensar em fazer da Line uma escola de empreendedorismo, eu era um cliente.
Aprendi da forma mais difícil e custosa de como criar a minha equipe interna certa e principalmente a ler (e entender) os números do meu negócio. No começo, eu tinha apenas um contador (alguém que supervisionava as contas a pagar e receber) que não enxergava o negócio como um todo, com uma atividade refletindo nos resultados de outra.
À medida que minha empresa crescia, contratamos um gerente para controlar todas as transações, contas a pagar, reconciliações bancárias, processamento de folha de pagamento e registros fiscais – todas as informações críticas você precisa para tomar decisões em sua própria empresa.
Foi meu maior erro. Eu “DELARGUEI” o financeiro da minha empresa para ele, e não lia os números de maneira estratégica, até que soou o alarme: – QUEBROU!
Mas essa parte da minha história, você pode conhecer clicando AQUI , ou NESSE AQUI. (…depois que terminar esse artigo, pode ser?)
Para a maioria dos pequenos e médios empresários com receita anual bruta inferior a R$ 5 milhões, seu contador e diretor financeiro são a mesma pessoa – e isso funciona bem. Você pode optar por contratar uma empresa de contabilidade ou contratar um contabilista que também fará a gestão financeira. Qualquer que seja a opção escolhida, verifique se eles têm um CONTRATO DE POSICIONAMENTO claro e modifique esse contrato à medida que sua equipe cresce.
Selecione o contador certo para sua empresa
Quando comecei meu primeiro negócio, eu era um novo proprietário clássico: confiava em meu contador para me orientar. Selecionei meu primeiro contador para se adequar à minha empresa de tamanho médio, com seus R$ 350 mil a pouco menos de R$ 5 milhões em vendas anuais, e não fiz a escolha certa na primeira vez – ou na segunda. Assim como as pessoas, as empresas tem fases de crescimento e todos passamos por elas.
Meu primeiro contador era um único profissional, que eu escolhi porque não achava que minha empresa precisava de uma grande empresa para gerenciar nossas finanças. Mas logo aprendi que ele trabalhava sozinho e não tinha experiência geral suficiente com finanças de pequenas empresas.
Não conversávamos sobre estratégias e planejamento proativo, apenas sobre contas, taxas e impostos a serem pagos, ele não fazia isso e eu não sabia que devia cobrar que isso fosse feito. Sentindo esse vazio, logo trocamos de fornecedor desse serviço.
Nossa próxima escolha foi uma empresa maior, que tinha em sua carteira de clientes muitas empresas, de diversos segmentos. E enquanto eles faziam as mesmas coisas que o outro contador, o que trabalhava sozinho, lá eles colocaram estagiários para “cuidar” da minha empresa, só que de maneira mais charmosa e cara.
E eu continuava sem informações reais sobre o meu negócio, porque eles não me ensinavam muito sobre como gerenciar e entender minhas próprias finanças de forma estratégica – eles não estavam me amparando e protegendo da maneira que eu havia suposto que fariam. Sofri uma grande perda sob o olhar deles, algo que nunca imaginei que poderia acontecer. E, embora estivesse cada vez mais afinado com as finanças da minha empresa, não sabia o suficiente sobre controles internos e setorização de atividades para proteger minha empresa.
Sobre a contratação de um diretor financeiro, ex-gerente de banco, renomado e caro, já comentei antes… que também não deu certo.
Aprendi duas lições valiosas dessas experiências. Primeiro, que mesmo um bom contador nunca fará tudo; EU precisava aprender ler os números da empresa e a reconhecer os sinais de que algo não estava certo, para que eu pudesse ser o gestor proativo dos meus negócios. Segundo, percebi que não havia escolhido meus contadores anteriores com base em meu mapa estratégico, a minha marca em termos de missão, visão e valores.
Aprendi (e paguei caro por isso), e treino meus clientes para basear todas as decisões de negócios em seu mapa estratégico; isso é verdade tanto para a construção de uma estratégia de marketing quanto para a escolha de um contador ou outro fornecedor.
É essencial encontrar uma empresa ou fornecedor que se alinhe aos seus valores. Que tenha compromisso com a qualidade que você quer e molda para a sua empresa e seus resultados. É a base de tudo, de que as coisas terão um padrão estabelecido, para seus clientes externos e internos.
Então, quando escolhi meu quarto e atual contador, peguei o processo de contratação que ensinamos para ter a melhor equipe interna e o apliquei para encontrar o ajuste perfeito. Eu sabia que fazer a gestão com meus valores importava – que eu precisava encontrar alguém que fosse uma verdadeira extensão da minha empresa. Isso foi feito e já se mantém há alguns anos e você sabe o que? Ainda estou na mesma empresa que encontrei nesse processo e estou satisfeito com ela.
Projete sistemas que validem todas as operações
Este parágrafo aqui é para reforçar que estamos falando de risco em vários níveis dentro da empresa. Abdicar (delargar e não delegar) as suas finanças internamente ou para um fornecedor contratado pode levar a uma má administração, na melhor das hipóteses, e muitas vezes levará a problemas financeiros muito mais sérios, colocando em risco a empresa e mesmo o patrimônio pessoal.
A maioria das pequenas empresas não possui reservas de recursos financeiros necessários para sobreviver a um problema grave; portanto, educar-se para registrar e avaliar a saúde financeira e a situação da sua empresa é o primeiro passo necessário.
O próximo é confiar e verificar. Sim, você precisa contratar certo e confiar em sua equipe financeira (interna ou externa) para criar uma relação saudável e produtiva; mas você também precisa ter os SISTEMAS para verificar que as coisas estão funcionando corretamente, garantindo que você identifique, separe adequadamente as tarefas e tenha os controles internos para proteger proativamente de qualquer problema. Faça o trabalho estratégico no seu negócio, e delegue o trabalho técnico.
Agora, quase finalizando 2019, não há melhor momento para colocar sua casa financeira em ordem para 2020.
Deseja que seu negócio funcione mais fácil, seja mais rentável e que rode mesmo sem a sua presença dentro da empresa?
A primeira coisa a fazer é assumir o compromisso de transformar seu negócio em algo incrível, resgate a visão de quando você o criou, e o que esperava que fizesse em sua vida. Criar sistemas facilitadores dentro de um negócio da maneira certa leva tempo, mas os resultados finais são “uma mudança de vida” para você e sua empresa.
Para começar a fazer uma gestão melhor dos seus recursos financeiros, e através desses controles tornar a sua empresa em um mecanismo mais rentável, siga conforme as orientações nesse artigo.
Se precisar de ajuda para fazer isso em sua empresa, a Line e seus licenciados ajudam empresas e empreendedores a implementar estratégias, sistemas e ferramentas de alto impacto para maximizar sua produtividade pessoal e comercial, e sistemas são nossa especialidade.
VAMOS FAZER UM QUIZ?
Você está mantendo suas finanças em ordem?
Impostos, taxas de juros, lucros e perdas … Quando se trata de gerenciar suas finanças, você está deixando para outra pessoa? Você não pode decifrar a história por trás dos seus números se não estiver olhando para eles. Faça essa avaliação para ver onde você pode melhorar suas habilidades de gerenciamento financeiro. Responda cada pergunta e anote a resposta simples em um papel. Avalie como as suas finanças estão sendo geridas:
1. Em geral, minha empresa possui um fluxo de caixa saudável.
Sim Não
2. Reviso regularmente minhas demonstrações de resultados e balanços e as uso para tomar decisões nos meus negócios.
Sim Não
3. Depois que todas as despesas do mês são pagas, minha empresa possui uma margem de lucro apropriada ao seu setor e estágio de maturidade.
Sim Não
4. Uso orçamentos e previsões para gerenciar minhas finanças.
Sim Não
5. Trabalho estrategicamente com meu contador para otimizar o desempenho financeiro do meu negócio.
Sim Não
6. Investigo quaisquer variações orçamentárias estatisticamente significativas e decido se preciso de melhorias no processo ou revisões de orçamento.
Sim Não
7. Entendo as diferenças entre lucratividade e fluxo de caixa, e reviso regularmente meu desempenho em ambas as medidas.
Sim Não
8. Conheço as margens brutas de cada um dos meus produtos ou serviços e quais custos diretos estão relacionados à sua produção.
Sim Não
9. Sinto-me à vontade para conversar sobre finanças com minha equipe de liderança para ajudá-los a tomar decisões comerciais inteligentes.
Sim Não
10. Estabeleci Indicadores Financeiros Importantes que são significativos para mim e os reviso pelo menos mensalmente.
Sim Não
RESULTADO
– Caso a maioria das respostas forem ‘SIM’, está de parabéns, e seus negócios com certeza irão prosperar e você terá a qualidade de vida que deseja ter e sua empresa está saudável.
– Caso a maioria das respostas forem ‘NÃO’, é hora de reavaliar os processos e as formas com as quais as finanças estão sendo controladas, antes que a situação possa ficar pior e comprometer a sua qualidade de vida e de seus familiares.
Estaremos ao dispor para lhe ajudar, entre em contato conosco, clique AQUI.
